Hos BG Revision oplever vi, at mange virksomheder stadig står over for at skulle træffe et valg om deres fremtidige bogføringssystem, og tiden begynder at blive knap. For virksomheder, der anvender ældre systemer som SAP, C5, XAL eller NAV, er det nødvendigt snart at beslutte, om de skal opgradere deres nuværende system eller overgå til en SaaS-løsning.
De nye bogføringsregler træder i kraft den 1. januar 2025 for virksomheder med kalenderårsregnskab. Disse regler kræver, at bogføringen sker i et registreret bogføringssystem eller et internt system, der kan leve op til samme standarder. For virksomheder med et skævt regnskabsår vil reglerne gælde fra starten af regnskabsåret 2025/26.
Mange virksomheder, der i øjeblikket bruger et ikke-godkendt system, oplever en vis frustration over at skulle ændre noget, der har fungeret problemfrit i mange år. At investere tid og penge i et nyt system kan virke unødvendigt, men det er vigtigt at tage fat på udfordringen i tide. BG Revision kan hjælpe med rådgivning omkring valget mellem at opgradere det eksisterende system eller overgå til en moderne SaaS-løsning.
Risiko ved at udsætte valget
Selvom det kan være fristende at udskyde beslutningen, er det vigtigt at være opmærksom på, at manglende overholdelse af reglerne kan resultere i bøder. Disse bøder kan være betydelige, afhængigt af virksomhedens omsætning. For virksomheder med en nettoomsætning mellem 10 og 100 mio. kr. kan selv mindre overtrædelser medføre bøder på mellem 25.000 og 100.000 kr.
Et valg mellem opgradering eller modernisering
Vi hos BG Revision ser ofte, at virksomheder, der benytter ældre bogføringssystemer, foretrækker at beholde det eksisterende system og blot tilpasse det til de nye krav. Denne beslutning bygger ofte på, at det eksisterende system allerede er betalt, og derfor opfattes det som en billigere løsning end at skifte til en SaaS-løsning, hvor der betales et månedligt abonnement for adgang til en cloud-baseret softwareløsning.
Det kan i nogle tilfælde være en korrekt konklusion, men beslutningen bør altid træffes på et velovervejet grundlag. Det er afgørende at undersøge de samlede økonomiske konsekvenser ved både opgradering af det gamle system og overgangen til en SaaS-løsning.
Sikkerhed og fremtidssikring
En væsentlig ulempe ved at fortsætte med et gammelt system er den øgede risiko for cyberangreb. I dag er selv mindre virksomheder i stigende grad udsat for hackingforsøg, og ældre systemer kan sjældent levere den samme sikkerhed som moderne SaaS-løsninger.
En anden udfordring ved at holde fast i et ældre system er, at virksomhedens medarbejdere på sigt kan mangle den nødvendige knowhow til at håndtere det. Nye medarbejdere har ofte ikke erfaring med ældre systemer, og det kan resultere i driftsforstyrrelser, hvis der opstår problemer. Desuden kan det være både dyrt og besværligt at foretage ændringer i et ældre system, da dette ofte kræver specifik programmering.
At skifte til en godkendt SaaS-løsning giver ikke blot sikkerhed for overholdelse af de nye regler, men også adgang til moderne funktioner og support, der kan styrke forretningen. SaaS-løsninger er ofte mere fleksible og fremtidssikrede, hvilket kan give virksomheden en konkurrencemæssig fordel.
Hos BG Revision er vi klar til at rådgive om den bedste løsning for din virksomhed, så du er klar til at møde de nye bogføringskrav i 2025.
